GESTION DES ARCHIVES EN MILIEU HOSPITALIER : LE CHUP-CDG SE DOTE D’UN (...)

Selon la loi 047-2019/AN du 22 octobre 2019 régissant la gestion des archives au Burkina, les archives constituent l’ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme, leur support, leur nature et leur lieu de conservation produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout organisme public ou privé, dans l’exercice de ses activités. Ces archives doivent être conservées par leur créateur ou leur successeur pour leurs besoins propres et doivent être transmises à l’institution des archives compétente, en raison de leur valeur archivistique. Dans le cadre de la mise en œuvre de ses missions, le Centre hospitalier universitaire pédiatrique Charles de Gaulle (CHUP-CDG) produit et reçoit des documents qu’il sied de conserver au regard de leur utilité pour le fonctionnement des services, la mémoire et la prospérité des activités de l’hôpital.

Conscient du bien-fondé de la bonne gestion des archives et conformément à la règlementation en vigueur, la Direction Générale du CHUP-CDG a procédé en 2020, à l’opérationnalisation d’un Service des archives et de la documentation en son sein. C’est dans cette dynamique que le nouveau Service des archives et de la documentation du CHUP-CDG a organisé du 29 septembre au 1er octobre 2021, un atelier d’élaboration du plan de classement des archives de l’hôpital.

C’est la salle de conférence du CHUP-CDG qui a abrité cette activité qui a connu la participation du Directeur des archives et de la documentation du Ministère de la santé et d’une Représentante de la Direction générale des Archives nationales du Burkina ainsi que des représentants des services cliniques, médicotechniques et administratifs de l’hôpital.
A la cérémonie d’ouverture des travaux, le Chef de service des archives et de la documentation du CHUP-CDG, Monsieur Bernard W. SAWADOGO a fait savoir que le plan de classement des archives se présente comme un outil d’organisation des documents, conçu pour faciliter le classement et le repérage. Il permet de s’orienter de manière logique et hiérarchique soit d’un sujet général à un sujet spécifique dans un fonds documentaire ou une collection. Pour terminer, il a remercié Madame la Directrice Générale du CHUP-CDG pour avoir œuvrer avec ferveur à l’opérationnalisation du service des archives de l’hôpital ainsi que la mise à disposition des moyens nécessaires pour la profession.

Le Directeur des archives et de la documentation du Ministère de la santé, Monsieur Dramane SANOU a vivement félicité Madame la Directrice Générale du CHUP-CDG pour l’opérationnalisation du service des archives avec à l’actif un spécialiste du métier, car pour lui, la plupart des hôpitaux du Burkina Faso ne dispose pas d’un système d’archivage professionnel. Avec l’élaboration du présent plan de classement des archives qui se présente comme une première dans le milieu hospitalier burkinabè, il a invité les autres hôpitaux à s’inscrire dans la dynamique du CHUP-DG.
Pour sa part, Madame la Directrice Générale du CHUP-CDG, Cyrille Priscille KABORET/OUEDRAOGO a exprimé sa satisfaction quant à l’organisation de l’atelier d’élaboration du plan de classement, qui permettra de mettre à la disposition des services de l’hôpital, un référentiel en matière de classement des archives afin de garantir la valeur légale des documents qui sont produits et reçus.

Aussi, elle a salué la participation aux travaux des personnes ressources en archivage, notamment le Directeur des archives et la documentation du Ministère de la santé et la Représentante de la Direction générale des Archives nationales Madame POODA/SANOU Amélie, qui permettra au CHUP-CDG de disposer d’un document de référence en matière de classement des archives en milieu hospitalier.
Au cours des trois jours, les participants ont, à travers des exposés sur la gestion des archives, des échanges, des travaux de groupe et des plénières, élaboré le projet de plan de classement du CHUP-CDG.